"Wir haben festgestellt, dass wir insbesondere in unseren Digitalbereichen schneller zu Angeboten und Ergebnissen kommen müssen", sagt Geschäftsführer Lars Reckmann. "Auch unsere Kunden stellen ihre Arbeitsweisen um, deshalb müssen wir proaktiv Alternativen gestalten, um auch weiterhin attraktiv und innovativ zu sein." 

Nicht für alle Jobprofile bietet sich agiles Arbeiten an. Die Produktion eines Films etwa folgt strengen Ablaufplänen und strikten Regeln am Set. "Agiles Arbeiten bietet sich hingegen dort an, wo Produkte, Prozesse und Arbeitsweisen hinterfragt und entwickelt beziehungsweise weiterentwickelt werden", sagt Brigitte Ehmann, selbstständige Beraterin für HR-Themen und agile Veränderung.

"Erfolgsentscheidend für agiles Arbeiten sind jedoch nicht die Methoden, wie Design Thinking, Scrum und Kanban, sondern die persönliche Haltung. Erst mit der Bereitschaft, die gewohnte Komfortzone zu verlassen, eröffnet sich eine neue Welt. Haltung schlägt Tool", sagt Ehmann. Personalexpertin Ehmann hat die Bavaria Film Interactive zusammen mit der Abteilung Human Resources der Bavaria Film auf ihrem Weg zu agilen Arbeitsweisen begleitet.

Lisa Teutsch, Leiterin Personalentwicklung Bavaria Film: "Als Abteilung Human Resources fördern wir im Bereich Innovation und Development aktiv Agilität als Erfolgsfaktor der Digitalisierung. Unser Part beim Pilotprojekt der BFI war die Beratung und Begleitung der Vorbereitungsphase. Für die Implementierungsphase hat bewusst der Fachbereich die Verantwortung übernommen, da es hier bereits Fachkenntnisse und eine bestehende Projektgruppe gab. Wir als HR lassen bewusst los, um Eigenverantwortung und damit Innovation größtmöglichen Raum zu geben. Unsere Devise lautet: 'So viel Support wie nötig, so viel Eigenverantwortung wie möglich'"

Der Startschuss für das Pilotprojekt fiel bei der BFI im Rahmen eines Offsite-Meetings im Thüringer Wald. Michael Schütz, Mitglied der Geschäftsleitung: "Unsere Kerngeschäftsbereiche sind das Consulting und die Produktion von Corporate Videos. Dazu gehört auch Social Media-Kompetenz. Wir haben jedoch feststellen müssen, dass der Einsatz von Social Media manchmal unter knappen Ressourcen gelitten hat." Die Präsenz der BFI auf Instagram und LinkedIn sei optimierungsbedürftig gewesen. Abhilfe sollte ein Projekt schaffen, in dem agil gearbeitet wird.

Schütz: "Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter aus allen Arbeitsbereichen und von unseren beiden Standorten in München und Wolfsburg sollten zusammenarbeiten. Mit agilem Arbeiten wollten wir etwas komplett Neues ausprobieren und auch außerhalb des Führungsteams Verantwortung übertragen."

Gemeinsames Ziel: Die Follower-Zahl auf dem Instagram-Channel der BFI erhöhen. Das Projektteam leitete Julia Ferstl, Digital Artist bei der BFI. "Unsere 'Social Media Journey' begann mit zehn Meetings zu jeweils einem Thema", sagt Ferstl.

Im Rahmen der Meetings wurde gemeinsam eine Kreativtechnik entwickelt. HR-Beraterin Brigitte Ehmann, die bei den Treffen dabei war: "Dazu gehörten Brainstormings zu fixen Uhrzeiten – auch 'stumme' Brainstormings, in denen kreative Ideen nur als Post-its aufgeklebt wurden." Angewandt wurde auch die sogenannte Nudge-Methode: Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern erhalten statt Regeln und Anweisungen, kleine, oft spielerische Anregungen wie Rollenspiele, Zitate oder Gedichte. So sollen Freiräume geschaffen werden zum kreativen und produktiven Arbeiten. "Ziel der Methode ist es auch, bestehende Funktionen, Rollen und Routinen auszublenden und offen und neutral im Meeting zu sein", sagt Projektteam-Leiterin Ferstl. "Wir haben beispielsweise Rollenspiele genutzt, um das Reaktionsschema für die Kommunikation mit unseren Personas zu erstellen."

Neue Arbeitsmethoden, standort- und abteilungsübergreifende Zusammenarbeit – keine leichte Management-Aufgabe für Julia Ferstl: "Man muss als Teamleitung auf Menschen aus verschiedenen Bereichen eingehen. Sie alle haben unterschiedliche Stellenprofile, unterschiedliche Biographien und unterschiedliches Social Media-Know-how." Zudem startete das Projekt im Oktober – ausgerechnet zu der Zeit, in der bei der BFI das Auftragsvolumen stets am größten ist. Ferstl musste also zusätzlich das Tagesgeschäft mit dem agilen Social Media-Projekt überein bringen. "Natürlich ist das ein schwieriger Spagat”, sagt Ferstl. "Allerdings kann ich Kundenanfragen je nach Prioritäten und Buchungen abarbeiten. In der Motion Graphics-Abteilung ergeben sich dann oftmals kleine Zeitfenster, die ich für das Social Media-Projekt nutzen konnte."

Die agile Arbeitsweise hat sich auf die Unternehmenskultur der BFI positiv ausgewirkt. Unter anderem hat sich die standort- und abteilungsübergreifende Kommunikation stark verbessert. “Die Teammitglieder sehen die Arbeit im Projekt als Möglichkeit, aus Routinen auszubrechen und ihrer Kreativität freien Lauf lassen zu können”, sagt Ferstl. BFI-Geschäftsführer Lars Reckmann ergänzt: “Die Akzeptanz in unserer gesamten Firma ist extrem hoch.

Es wurden keine festen Rollen definiert, jede Mitarbeiterin und jeder Mitarbeiter hat die Grenzen seiner eigentlichen Jobbeschreibung überwunden – ein fast schon hyperagiler, holokratischer Ansatz.” Insgesamt sei eine höhere Flexibilität festzustellen, die insbesondere während der Corona-Pandemie helfe, besser und schneller mit Veränderungen klar zu kommen. Und darum geht es schließlich in der neuen Arbeitswelt: Veränderungen proaktiv gestalten und stets flexibel bleiben.